En els darrers anys, les petites empreses i els autònoms es venen enfrontant a un veritable calvari per a poder cumplir de forma àgil amb les sol·licituds dels seus clients en matèria de Coordinació d'Activitats Empresarials (CAE).
Les plataformes de gestió documental CAE han facilitat el compliment legal als seus clients, que habitualment son empreses de certa dimensió, però ha suposat un mal de cap important per a les petites empreses i els treballadors autònoms.
I quins són els principals problemes que es troben amb les plataformes?
No són gens intuïtives per treballar-hi
Totes son diferents i no s'assemblen entre elles
Cada una demana diferent documentació
La documentació la demanen de forma diferent
Les dates de caducitat son diferents
I etc, etc...
Perquè resulta que una plataforma et demana que la pòlissa de responsabilitat civil i el rebut bancari els aportis en un mateix PDF, però una altra ho vol per separat... O en una t'accepten un certificat de formació dels treballadors en el teu format d'empresa, però en una altra volen el seu propi format, o que estigui signat pel treballador, o que s'ha de renovar cada tres anys, o.... tot plegat, una feinada complicada si treballes amb diferents clients i plataformes. I si a això li sumes subcontractació, l'efecte és multiplicador.
Com hem arribat fins aquí?
Recordo perfectament el moment de la publicació de la Llei de Subcontractació al sector de la construcció, de les primeres qüestions que es van plantejar, de com la creació del Registre d'Empreses Acreditades (REA) ens havia d'ajudar, de l'aparició de la Targeta Professional de la Construcció (TPC) que ens permetria accedir als registres de formació dels treballadors de forma fàcil... Tot eren bones intencions, però al final el REA ha resultat ser un document més a obtenir, la TPC no s'ha implantat, i tota la tasca de control ha recaigut sobre les empreses, aquesta és la realitat.
I així ens trobem ara, amb unes necessitats de control que cada cop són més exigents, perquè les conseqüències dels incompliments recauen solidària o subsidiàriament en el contractistes.
I com que la CAE és obligatòria per tothom, això s'ha traslladat des del sector de la construcció a la resta de sectors professionals.
I com ho afrontem i solucionem?
La veritat és que, com ja deia al principi de l'article, per la majoria d'autònoms i pimes, la gestió documental és un mal de cap afegit a la seva feina habitual i hi han de dedicar un temps i esforços a mantenir al dia els seus documents a les plataformes amb les que treballen els seus clients. Aquesta dedicació serà major o menor en funció del tipus de client amb el que treballen i el seu nivell d'exigència en aquest aspecte.
La millor manera és, primer de tot, mantenir al dia la documentació de l'empresa i els treballadors (i, si és el cas, dels seus subcontractistes). Això facilitarà molt la tasca posterior d'alimentar les diferents plataformes.
Poder comptar amb un sistema de gestió documental adequat i adaptat a les nostres necessitats és fonamental. Us recomanem visitar www.vitradoc.com per conèixer els beneficis de disposar d'un gestor documental que ens pot facilitar molt la feina.
La subcontractació de la gestió de plataformes és també cada cop una cosa més habitual, i és una opció que moltes empreses i autònoms ja estan fent, per tal de poder externalitzar aquest servei amb personal expert.